rozwiń filtry »

Wyszukiwanie publikacji

Porady

maj
14

Praca z Excelem - 100 porad i tricków (2/5)

14.05.2015 15:40, dodał: Krzysztof Cyło
Ocena:

Zgodnie z obietnicą, kontynuujemy cykl poświęcony programowi Microsoft Excel. W naszym kursie przedstawiamy 100 tricków i porad dla osób na różnym poziomie zaawansowania. Dzisiaj przedstawiamy część drugą - tabele i wykresy.

W zeszłym tygodniu ukazała się pierwsza część naszego cyklu - z pierwszymi dwudziestoma poradami. Cykl składać się będzie w sumie z pięciu odsłon, w których prezentować będziemy tę samą ilość zagadnień. Moim zamiarem jest, by treści się uzupełniały, i by udało się przejść przez wszystkie istotne aspekty pracy z Excelem, z którymi spotykać się będziecie w codziennej pracy. Ostatnio była mowa o formatowaniu komórek, pracy na datach, o wielu bardzo przydatnych skrótach, o tworzeniu komentarzy, rozwijanych list, grupowaniu i kilku innych zagadnieniach. W tej odsłonie przejdziemy już do pracy na tabelach i wykresach.

Przejdźmy od razu do rzeczy. Poniżej załączam jedynie link do pierwszego artykułu z cyklu - warto jest się z nim zaznajomić, przed przystąpieniem do lektury części drugiej i kolejnych (te ukazywać się będą co czwartek, począwszy od 7 maja).

Praca z Excelem - 100 porad i tricków. Część 1

TABELE

#21 Czym jest tabela?

Jak myślicie, czy na poniższym zrzucie ekranu widnieje tabela? Pytanie jest podchwytliwe. W praktyce zestawienie danych w kolumnach i wierszach, jak poniżej, tabelą jest. Excel takiej prezentacji danych nie uznaje jednak jako tabeli, a jako zwykły zakres danych.

By podpowiedzieć Excelowi, że dany zakres faktycznie jest tabelą, należy przeklikać się przez jedną z następujących ścieżek:

Narzędzia główne -> Formatuj jako tabelę;

Wstawienie -> Tabela

Przy każdej należy mieć uprzednio zaznaczony zakres tabeli lub wybrać go, gdy pojawi się pole dialogowe.

Co daje nam tabela? Bardzo wiele. Przede wszystkim automatycznie nakłada na zakres danych filtr (o którym za chwilkę sobie powiemy), daje też możliwość szybkiej zmiany stylu, a co ważniejsze, dodając wiersze lub kolumny, styl ten będzie automatycznie przechodził również na nowe zakresy. Tabela jest więc swego rodzaju dynamicznym obszarem, na który stosownie reagować będą też używane przez nas formuły. Również gdy klikniemy na tabelę, sformatowaną i rozpoznawaną przez Excel jako tabela, na główny pasku pojawi się dodatkowa formatka -  Projektowanie. Tam znajdziecie szereg opcji poświęconych wyłącznie tabelom.

#22 Jak szybko zmienić styl tabeli?

Zmiana stylu tabeli nie powinna być zajęciem szczególnie czasochłonnym, które w dodatku odrywałoby nas od głównego zadania. Czasem jednak warto pokusić się o dobranie odpowiedniego stylu - wówczas arkusz staje się bardziej przejrzysty i lepiej można zorientować się w jego zawartości. Zmienić styl możemy korzystając z następującej ścieżki:

Narzędzia główne -> Formatuj jako tabelę

Wówczas w oknie dialogowym pokaże się lista gotowych stylów. Tabele, ich style, mają jednak to do siebie, że ingerują w przygotowane przez użytkownika formatowanie.

Do tych opcji możecie również przejść korzystając ze skrótu:

ALT + G + R

Później wystarczy już tylko używać strzałek do zmiany stylu.

Nic nie stoi również na przeszkodzie, by samodzielnie utworzyć własny styl. W tym celu należy przejść przez ścieżkę okna dialogowego, do którego dostaniecie się z wyżej opisanego okna, klikając ponadto "Nowy styl tabeli" [ALT + G + R + N].

#23 Poruszanie się w tabeli - garść skrótów i podstawowych operacji

W tym miejscu pozwolę sobie powtórzyć kilka kwestii dotyczących najpotrzebniejszych skrótów. Poniższe skróty są na tyle użyteczne, że warto je jako pierwsze przyswoić do codziennej pracy. Oczywiście dodam też kilka nowych :-)

Nie jest istotne, czy wasza tabela jest sformatowana jako tabela w rozumieniu Excela, czy też jest to zwykły zakres komórek z danymi w wierszach i kolumnach. Skróty służące nawigacji będą zasadniczo jednakowe.

Aby szybko "przeskoczyć" z jednego końca tabeli na drugi, nie zaznaczając przy tym żadnych komórek, użyjcie w obrębie tabeli skrótu:

CTRL + strzałki

Aby jednocześnie zaznaczyć wybrane komórki:

CTRL + SHIFT + strzałki

Aby zaznaczyć kolumnę:

CTRL + spacja

Lub cały wiersz:

SHIFT + spacja

Lub też całą tabelę:

CTRL + A

Zaznaczyć wiersz/kolumnę można również przesuwając kursor do krawędzi danego obszaru, i gdy zamieni się on na czarną strzałkę wskazującą dany wiersz lub daną kolumnę. Całą tabelę można zaznaczyć przy dowolnej krawędzi, gdy kursor zmieni się na poczwórną strzałkę. Mając tak zaznaczoną tabelę, można ją swobodnie przesuwać w ramach arkusza.

Dodawanie wierszy i kolumn:

Format tabeli ma to do siebie, że dodając zawartość do wierszy bezpośrednio pod tabelą lub obok tabeli, automatycznie zostaną one rozpoznane jako przedłużenie tabeli, i stąd nadane im zostaną odpowiednie atrybuty. Kolumnom nadany zostanie nagłówek domyślny (Kolumna 1, itd.), który jednak łatwo można zmienić. Jeżeli jednak chcecie dodać wiersz lub kolumnę w środku tabeli, wówczas wystarczy skorzystać z funkcji Wstaw, do której dostęp otrzymamy po kliknięciu prawym klawiszem myszki wewnątrz tabeli.

#24 Wiersz sumy - robi więcej, niż się wydaje

W formatce Projektowanie, o której wyżej była mowa, znajduje się ciekawa opcja - Wiersz sumy. Zatwierdzenie tej opcji doda do naszej tabeli dodatkowy wiersz, w którym sumowane będą wartości tam, gdzie jest to zasadne (w kolumnie są liczby). Warto jednak wiedzieć, że po kliknięciu w komórkę z zsumowaną wartością, pojawia się w niej ikonka z trójkątem, która umożliwia rozwinięcia kilku dodatkowych opcji. Tak oto w dodatkowym wierszu możemy w łatwy sposób uzyskać nie tylko sumę, ale np. średnią wartość pozycji z kolumny, wartość maksymalną, minimalną lub nawet odchylenie standardowe.

#25 Tabela a sortowanie

Format tabeli automatycznie nakłada na tabelę filtr, co - jak sami się za chwilę przekonacie - jest niezwykle użyteczne. Jeżeli jednak wasza tabela takiego formatu nie posiada, to filtr i tak łatwo jest nałożyć, przy zaznaczonym zakresie:

Dane -> Filtruj

lub

ALT + T + U

Sortowanie polega na tym, że dane w tabeli (w kolumnie) są ustawiane według określonego szyku - np. alfabetycznie lub rosnąco/malejąco (Excel rozpoznaje zawartość komórek, przez co podpowiada odpowiedni rodzaj sortowania). Oczywiście jeżeli sortowaniu poddamy jedną kolumnę - jak w przykładzie poniżej, gdzie chcemy ułożyć spółki WIG20 według malejącego udziału w indeksie - to zawartość pozostałych kolumn zostanie dostosowana do tego sortowania.

Aby skorzystać z tej funkcji wystarczy kliknąć w nagłówku na ikonkę z trójkątem, a następnie wybrać jedną z dostępnych opcji. U nas będzie to Sortuj od największych do najmniejszych. Sortowanie tym różni się od filtra, że zakres danych pozostaje ten sam. Dalej widoczne jest 20 spółek, tyle że w innej kolejności.

#26 Filtry - podstawowe zastosowanie

Zastosowanie filtru jest nieco inne - za jego pomocą możemy wyciągnąć z tabeli jedynie te wiersze, które spełniają określone przez nas kryterium. Powiedzmy, że spośród spółek WIG20 interesują mnie wyłącznie te, które należą do branż: Paliwa i Energia.

Żeby wyświetlić tylko wybrane spółki, należy w komórce z nagłówkiem "Branża" kliknąć na rozwijane pole. Będziemy teraz korzystać z obszaru z wymienionymi branżami. Nas interesują wyłącznie dwie, dlatego odznaczymy wszystkie, a z listy wybierzemy wyłącznie Paliwa i Energia.

Jeżeli lista pozycji jest długa, wówczas możecie wybrać ją wpisując fragment tekstu. Da się też filtrować po kolorze (jeżeli nadaliście jakiś komórkom). Filtr można też ustawić na kolumnie z wartościami liczbowymi. Jest to przydatne, gdy np. chcecie z zakresu danych usunąć pozycje, które w danej kolumnie posiadają wartość zero lub np. mniejszą od 0.

#27 Pułapki filtrów

Filtry są bardzo użyteczne, i nie wyobrażam sobie, by można zignorować tę funkcję. Niemniej mają one też swoje pułapki. Zauważcie, że filtr pokazujący wyłącznie spółki Paliwa i Energia ukrył wszystkie pozostałe, co widać po lewej stronie (numery wierszy są na niebiesko, co sygnalizuje, że pomiędzy nimi są również inne, ukryte). Praca na tak obrobionych danych może prowadzić do błędów. Funkcje, działające w oparciu o wybrany zakres, działać będą również dla całej tabeli po rozwinięciu filtra. Na zdjęciu pokazałem to na przykładzie sumy (SUMA.CZĘŚCIOWA), która po zdjęciu filtra będzie uwzględniała wszystkie spółki. W tym momencie nakładanie dodatkowych filtrów ograniczać się również będzie do widniejących spółek - nie wiemy, co kryje się pod pozostałymi pozycjami.

Można się w tym pogubić. Najszybszym sposobem na zresetowanie filtra, jego jego usunięciu i utworzenie nowego. Wystarczy kliknąć na nagłówek, a następnie - Dane -> Filtruj. Raz by usunąć, drugi raz, by utworzyć filtr na nowo.

#28 Usuwanie powtarzających się wierszy

Nasz przykład, ze spółkami WIG-u, nie jest szczególnie rozbudowany. Może się jednak zdarzyć, że pracować będziecie na naprawdę pokaźnych tabelach - np. bazie danych z nazwisk z licznymi argumentami. Jeżeli danym przyświeca założenie, że pozycje  (jak np. u nas poszczególne spółki) może pojawiać się w zestawieniu najwyżej jednokrotnie, a każdy duplikat będzie niechciany, wówczas warto skorzystać z kolejnej funkcji, którą oferuje formatka Projektowanie.


Funkcja Usuń duplikaty jest bardzo prosta w użyciu - wystarczy ją wybrać, a następnie wskazać zakres, tabelę, z której usunięte mają być duplikaty. W naszym przykładzie podwójnie w tabeli znalazła się spółka PZU, czego sobie nie życzę. Dlatego w oknie dialogowym zaznaczam, że duplikaty mają być odnalezione na podstawie kolumny "Nazwa Spółki" (zwracajcie na to uwagę). Klikając "OK" usunę cały, dodatkowy wiersz.

Tę opcję znajdziecie również w formatce  Dane -> Usuń duplikaty. [ALT + U + X].

Innym sposobem, nieco bardziej manualnym, na odnalezienie duplikatów, jest po prostu sortowanie danych. Jeżeli danych jest niewiele, wówczas pozwoli to na równie szybkie zidentyfikowanie dodatkowych wierszy.

#29 Ukrywanie wierszy lub kolumn

Weźmy teraz trochę inny przykład. Mamy dane, na których wykonaliśmy pożądane operacje, ale które zajmują na arkuszu sporo miejsca, i które nie będą nam dalej potrzebne. Za przykład wziąłem notowania giełdowe.

Dla mnie istotne są jedynie trzy ostatnie kolumny, tj. z ceną zamknięcia, procentową zmianą i datą notowania. Pozostałe mogą się przydać później, ale na razie blokują mi jedynie sporą część arkusza. Mógłbym je zgrupować, ale to skomplikowałoby mi jedynie skoroszyt - grupowanie przydaje się, gdy do danych mimo wszystko chcemy mieć łatwy i szybki dostęp.

Zaznaczmy więc kolumny, które możemy ukryć. Następnie klikamy prawym klawiszem myszki "Ukryj:.

Teraz mamy sporo miejsca na pracę, ale pozostaje problem ewentualnego odkrywania danych. Nie jest w końcu widoczna litera "A" nad pierwszą kolumną. Jak zatem zaznaczyć obszar z ukrytymi danymi?

Wystarczy zaznaczyć kolumnę "E", a następnie przesunąć kuros w lewą stronę. Gdy pojawi się komentarz "5K" oznaczać to będzie, że Excel rozpoznaje zaznaczenie pięciu kolumn. Teraz wystarczy już tylko kliknąć "Odkryj" w menu podręcznym.

Podobnie można ukrywać i odkrywać całe arkusze. Wystarczy kliknąć na danym arkuszu, który chcemy ukryć, prawym klawiszem myszy, wybrać opcję Ukryj. Odkryć można jeszcze łatwiej. Na dowolnym arkuszu klikamy Odkryj, a z okna dialogowego wybieramy pożądany arkusz.

#30 Transponujemy tabelę

Dane z powyższego przykładu, tj. datę i cenę zamknięcia, chcemy transponować. Z analizy matematycznej zapewne większość z Was pamięta, że transponowanie oznacza przekształcenie kolumn w wiersze - pierwszy wiersz stanie się pierwszą kolumną, itd. Jest na to prosty sposób, o którym zresztą pisałem w pierwszym artykule.

Transponowanie to po prostu jeden z rodzajów wklejania danych. Naszą pierwotną tabelę kopiujemy (kolumny B i C), a następnie wklejamy obok (kolumny E i F). Następnie wciskamy klawisz CTRL, a z wysuniętego okna dialogowego wybieramy opcję Transponuj. Skrót: CTRL + T.

W tym miejscu "sprzedam" Wam jeszcze jeden trick. W miejscu dat widać "krzaczki". Oznacza to tylko tyle, że czcionka nie jest dopasowana do szerokości kolumny. Aby automatycznie rozszerzyć wszystkie kolumny do zawartości komórek, należy zaznaczyć cały arkusz (CTRL + A), a następnie rozszerzyć dowolną kolumnę (podwójnie klikając między dwiema kolumnami, gdy kurs zamieni się na podwójne, carne strzałki).

Strona:






Polecane artykuły

Testy

Poradniki

Tagi

 android   apple   ciekawostki   gaming   google   gry   internet   komputery   kosmos   microsoft   mobilne   nauka   polska   samsung   smartfon   smartfony   tablet   technologia   telefony   windows 

Korzystamy z plików cookies i umożliwiamy zamieszczanie ich osobom trzecim. Pliki cookie pozwalają na poznanie twoich preferencji na podstawie zachowań w serwisie.
Uznajemy, że jeżeli kontynuujesz korzystanie z serwisu, wyrażasz na to zgodę. Poznaj szczegóły i możliwości zmiany ustawień w Polityce Cookies.