rozwiń filtry »

Wyszukiwanie publikacji

Porady

lip
31

10 przykazań tworzenia prezentacji i prezentowania

31.07.2015 13:45, dodał: Krzysztof Cyło
Ocena:

Czy tego chcecie czy nie, na pewnym etapie życia będziecie musieli przygotować jakieś wystąpienie, a do tych na ogół przydaje się prezentacja multimedialna. W tym artykule podpowiadamy, jak stworzyć materiał, którym nie tylko się nie powstydzicie, ale który przede wszystkim ilustrować będzie sens waszej wypowiedzi, pozwalając słuchaczom lepiej zrozumieć przekaz.

No właśnie. Zacznijmy może od określenia ogólnego celu tworzenia prezentacji multimedialnej. Z pewnością prezentacja NIE służy dokładnemu odzwierciedleniu tego, o czym właśnie mówicie. Na ogół ma ona albo syntezować wypowiadane treści, albo je uzupełniać. Pamiętajcie, że prezentacja to Wy, a w tym to, co mówicie. Brzmi nieco pokrętnie? No to powoli. Najważniejsze rzeczy w prezentacji to treść i sposób przekazu. A te kwestie są niezależne od slajdów, których równie dobrze może przecież nie być.

To, co mówicie, powinno zainteresować słuchaczy, a jeżeli temat lub warunki na to nie pozwalają (bo np. jesteście na końcu kolejki do prezentowania), to już z całą pewnością wypowiedź musi być dla nich zrozumiała. Prezentacja multimedialna pomaga osiągnąć te zamiary. Po pierwsze możecie zilustrować na niej rzeczy, które lepiej jest pokazać, niż opisywać (np. wykres), a po drugie pozwala ona słuchaczom lepiej przyswoić sobie treści. Będą oni w stanie śledzić to, co zostało już powiedziane i co jest w tej chwili omawiane, a wyświetlane multimedia zakotwiczą w ich umysłach kluczowe kwestie, które pozwolą im zrozumieć zagadnienie i zapamiętać rzeczy ważne. Wystąpienie może się obyć bez multimedialnych wizualizacji, ale jeżeli jest możliwość skorzystania z nich, to na ogół warto.

Wasze slajdy pod żadnym pozorem nie stanowią centrum uwagi w trakcie wystąpienia. Jest to tylko tło, na które warto od czasu do czasu rzucić okiem lub spojrzeć wtedy, gdy poprosi o to mówca. Prezentacją i uwagą słuchaczy rządzicie Wy. A przynajmniej macie ku temu możliwość. Rola osoby występującej jest tu więc niezastąpiona. W tym artykule powiemy sobie co nieco na temat tworzenia prezentacji, jak również prezentowaniu, ale już w mniejszym zakresie. Nie będę Wam mówił, że na oficjalne spotkanie warto jest ładnie się ubrać, umyć i ogolić. Bardziej chodzi mi o to, byście dostrzegli powiązanie na linii mówca - prezentacja. Chcę, byście podłapali kilka wskazówek jak z prezentacji uczynić narzędzie, do którego zostało zresztą stworzone. Byście dobrze czuli się mając ją w zanadrzu, ale jednocześnie nie skupiali na niej zbytniej uwagi. Już teraz powiem, że slajdy to nie miejsce na wodotryski, ani nie są Wam również potrzebne specjalne umiejętności graficzne (przyda sie jedynie wyczucie estetyki i "smak"). W prezentacji, paradoksalnie, nie chodzi o jej wygląd, a przede wszystkim zdolność do wspierania mówcy. Prosta prezentacja nie jest, z założenia, zła. A powiedziałbym, że wręcz przeciwnie.

W tym artykule omówimy sobie 10 przykazań tworzenia prezentacji i prezentowania. Ponownie podkreślam, że poprzez "prezentowanie" mam w tym artykule na mysli umiejętne wykorzystanie prezentacji multimedialnej. Tworzenie prezentacji to z kolei dostosowywanie jej treści do potrzeb publiki - a przynajmniej w założeniu niniejszego artykułu. Zaznaczam też, że nie uważam się za eksperta w dziedzinie prezentacji i prezentowania. Mam za sobą pewien bagaż doświadczeń i o nich właśnie będzie ten artykuł. Część wskazówek będzie kontrowersyjna i możecie się z nimi nie zgodzić. Starałem się jednak pisać jedynie o metodach, z których sam korzystałem lub które podpatrzyłem u innych, jako sprawdzające się. Zacznijmy więc.

#1 Przygotuj plan prezentacji, a na slajdach pokaż jej ciągłość

Często mówi się, że zasady są po to, żeby je łamać. Można by to odnieść również do tworzenia prezentacji, ale raczej nie do jej podstawy, czyli planu. Wstęp, rozwinięcie i zakończenie to elementy obligatoryjne. Prezentacja na ogół musi mieć charakter maksymalnie treściwy, stąd nie ma w niej miejsca na "lanie wody", czy błądzenie po temacie. Treści mają być rzeczowe i pokazane w taki sposób, by słuchacze zrozumieli przekaz, ale i mogli na bieżąca śledzić etap zaawansowania wypowiedzi. Jedno ziewnięcie, drugie i słuchacz zostanie całkowicie wybity z nadanego przez Was rytmu (zwłaszcza, gdy nie ma zbyt wielkiego interesu w słuchaniu Was). Co z tym zrobić?

Jeżeli chcecie, by słuchacze wiedzieli, w którym miejscu wypowiedzi aktualnie się znajdujemy, możecie zastosować kilka sztuczek. Najprostsza, i zalecana, to po prostu co pewien czas podsumowywać powiedziane w danej części treści. Zdarza się, że temat jest skomplikowany, wówczas warto - i jest to tylko sugestia - umieścić przewijający się na każdym slajdzie spis treści, zaznaczając, w którym miejscu aktualnie się znajdujemy. Swego czasu spotkałem się ze sprytnym sposobem, jak można to zrobić i od tego czasu, chociażby na studiach, również z niego korzystałem. Spotkało się to z dużym uznaniem, więc być może sprawdzi się i u Was.

Metoda polega na tym, by użyć spisu treści "historycznego", czyli do momentu, w którym właśnie jesteśmy. Przykład macie poniżej. Kolejne "tipy" wskakują wraz z postępem wypowiedzi. Prezentacja była w języku angielskim, słuchacze bardzo docenili fakt, że wyraźnie rozgraniczałem kolejne wskazówki, nie tylko to mówiąc, ale również zaznaczając to w tle na prezentacji.

Inny sposób polega na wykorzystaniu Smart Artów. Wystarczy wybrać dowolny z grupy "Proces". Bieżące zagadnienie możecie zaznaczać kolorem. Poniższy przykład nie jest zapewne wzorem prezentacji, co wynika jednak z wymogów co do treści, stawianych przez prowadzącego na studiach. Normalnie powiedzielibyśmy, że slajd jest przeładowany treścią. W pewnym stopniu tak, ale z drugiej strony charakter prezentacji polegał na tym, że jeden slajd, dane z niego, były w aktywnie omawiane. Czy złamanie konwencji miało w tym miejscu zasadność? Uważam, że tak.

O tym, jak ważne jest umiejscawianie treści wypowiadanej w danym momencie w kontekście całej prezentacji, przekonali się twórcy programu Prezi. Ten umożliwia tworzenia "zmyślnych" przejść, które z pozoru maja jedynie uatrakcyjnić wizualnie prezentację, jednak pełnią kluczową, inną funkcję - przejścia z danego obszaru pokazują, o jakiej grupie zagadnień mowa jest w danym momencie. To wspaniały sposób by zapobiec pogubieniu się słuchaczy, ale, jak pokazałem, można to też osiągnąć w PowerPoincie.

#2 Zastanów się, co chcesz umieścić na slajdzie i mów o tym, co jest wyświetlane

Często popełnianym przez mówców błędem jest to, że nie do końca synchronizują oni treść mówioną i treść wyświetlaną. To, co wyświetlacie, ma być zawsze dopasowane do tego, co mówicie. Jeżeli zdarzy się, że omawiany temat nie jest zbyt wdzięczny jeżeli chodzi o możliwości jego wizualizowania, to może warto zastosować trik "pustego slajdu". Raz spotkałem się z tym, że mówca, miał przygotowane slajdy zapełnione treścią jedynie wtedy, gdy te były mu potrzebne do wsparcia wypowiedzi. W pozostałej części wypowiedzi wyświetlane było samo tło prezentacji, z jej tematem. Na ogół nie jest to zapewne zbyt eleganckie rozwiązanie, ale już na pewno jest to lepsze od braku powiązania pomiędzy multimediami a wypowiedzią. Taka sytuacja wprawia w zakłopotanie tak mówcę, jak i rozprasza uwagę słuchaczy, którzy nie rozumieją jak te slajdy, mają się do wypowiedzi. W końcu połączą ze sobą kropki i dojdą do odpowiedniego wniosku, ale będzie to czas wyrwany ze skupienia. Niepotrzebnie.

W tym miejscu zasygnalizuję prawdopodobnie najważniejszą rzecz - zachowaj prostotę. Pisząc "Zastanów się, co chcesz umieścić na slajdzie" mam na myśli to, by pamiętać o zasadzie prostoty. Na slajdach powinny być wyświetlane jedynie najpotrzebniejsze rzeczy - te, które podtrzymują ciągłość naszej wypowiedzi lub ją rozszerzają. O każdym elemencie należy jednak coś powiedzieć, omówić go, a nie zostawiać w próżni. Jest to kolejny błąd, który rozprasza słuchaczy. To prezenter ma władzę by decydować o czym myślą i na co patrzą słuchacze.

Posłużę się tutaj przykładem ze strony Garrego Reynoldsa, tematykę nierówności płci w Japonii można zademonstrować w różny sposób. Albo przeładowując slajdy tekstem i statystykami (slajd 1 i 2) albo ograniczając się do jednej statystyki z wyjaśnieniem (slajd 3) albo wręcz podać jedną liczbę-procent. To zaciekawi słuchaczy, którzy będą chcieli zrozumieć, o co z tą 72-ką chodzi. Prawda, że prostota o wiele bardziej przykuwa uwagę? Nie dość, że nie uśpicie słuchaczy, to jeszcze ich zainteresujecie.

#3 Zachowaj prostotę - zasady edytorskie

O "prostocie" w prezentacjach będzie jeszcze sporo. W tym miejscu skupię się na bardzo istotnej kwestii, jakie są zasady edytorskie, podporządkowane regule prostoty.

Być może powoli "rozgryzacie" moje podejście do prezentacji multimedialnych. Lubię klasyczne, sprawdzone rozwiązania. Eksperymenty, moim zdaniem, zbytnio rozpraszają uwagę i sprawiają, że ta pomoc wizualna staje się centrum uwagi, a nie tłem wydarzeń. Dlatego polecę Wam kilka rozwiązań tam, gdzie wydawać by się mogło "nie ma zasad". Weźmy na przykład czcionki. Te są szczególnie ważne w tekście poza nagłówkami. Panuje powszechna opinia, że najbardziej czytelne są czcionki z grupy Sans Serif, a więc te, które nie posiadają podkreślników, ani zbyt wielu ozdób (to taka moja uproszczona definicja). Do tej grupy zalicza się chociażby klasyczne Arial lub Calibri, czy Helvetica. Są one po prostu czytelne. Nie przesadnie piękne, ale czytelne. Bardziej "wymyślne" czcionki możecie sobie zostawić na nagłówki - są duże, przykuwają uwagę, ale nadal mają być wyraźne i czytelne. Nie rozpraszajmy uwagi słuchaczy błahostkami!

Tekst musi kontrastować z tłem. Musi (jest to kolejna zasada, moim zdaniem, nie to złamania). Korzystając z ciemnego tła, litery mają być białe, a z jasnego - czarne. Kombinacjom może pomóc stosowanie cieniowania znaków, ale nie zawsze wygląda to dobrze. Zwracajcie na to szczególną uwagę. Jeżeli kolor tła lub dodatkowych elementów nieco komplikuje dobór koloru czcionki, to rozważcie zastosowanie tła dla tekstu (z opcji formatowania), np. z pewnym stopniem przeźroczystości. Pamiętajcie też o zachowaniu jednolitego formatowania - zdecydujecie, do której krawędzi wyrównujecie tekst, i tego się trzymajcie. W tej kwestii najlepszym rozwiązaniem jest po prostu konsekwencja.

Mówi się też, że warto jest ograniczać liczbę slajdów do minimum. Czy rzeczywiście? To w dużej mierze zależy od charakteru mowy. Na pewno zbyt wiele slajdów przeszkadza, gdy za szybko przeskakujemy na kolejne i nikt nie zdąży nawet się z nimi zapoznać, a część dostaje nawet oczopląsu. Ten czynnik w dużej mierze jest jednak zdeterminowany tematem, jak i funkcją, jaką pełnić będzie prezentacja multimedialna w trakcie wypowiedzi. Czasem, gdy prezentujemy liczne wykresy, tabele, jest ona często w centrum uwagi, gdyż omawiane są bezpośrednio wyświetlane treści. Innym razem prezentacja to jedynie tło z wypisanymi hasłami. Generalnie nie kierowałbym się zasadą minimum, a raczej dostosowania ilości slajdów do przemowy. Powtórzę to, o czym już była mowa, slajdy powinny iść w parze z prezenterem, a nie dwa wątki wstecz.

Zdarza się, że prezentacja jest rozbudowana i trzeba np. wracać do wcześniej omawianych treści. Na ogół wygląda to dość niechlujnie, gdy przeskakuje się pół minuty w poszukiwaniu tego właściwego slajdu. PowerPoint oferuje inne możliwości przeskakiwania między treściami - a najprostsze to po prostu hiperłącza. Będąc na slajdzie 40 umieśćcie na nim ikonkę, która przeniesie Was do 25-ego.

W tym miejscu dodam jeszcze, że na ogół nie powinniśmy schodzić z wielkością czcionki poniżej 24-ki w tekście i stosować ok. 40-kę w nagłówkach. Nie muszę dodawać, że powinniśmy się trzymać jednolitego rozwiązania. Unikajmy przy tym długich, złożonych zdań,jak i nawet akapitów. Źle wypadają też na ogół skróty. Przekażę Wam też znaczenie reguły 6 x 6, która mówi, że w jednym wierszu nie powinno znajdować się więcej niż 6 słów, a wierszy również nie powinno być więcej niż 6.

#4 Uważaj na archaizmy

PowerPoint to program z długą historią. Najnowsza jego wersja daje naprawdę profesjonalne narządzenia nawet do rąk zupełnie niewprawionej osoby. Niemniej być może macie jeszcze bagaż przyzwyczajeń z podstawówki lub szkoły średniej, kiedy to prezentacja bez clipartów, dźwiękowego przejścia (najlepiej spustu migawki), czy absurdalnego przejścia pomiędzy slajdami, nie była uznawana za nowoczesną. Teraz jest inaczej. Naprawdę darujcie sobie wszelkiego rodzaju ulepszenia - liczy się funkcjonalność. Przejścia na ogół wcale nie są potrzebne, o jakichkolwiek dźwiękach już nie wspominając. Starałbym się nie używać też wzorów wyglądu prezentacji, które proponuje Wam program - te zwyczajnie są już oklepane.

#5 Posiłkuj się dobrymi źródłami grafik, ale nie przesadzaj z ich ilością

Zdjęcia na ogół wcale nie są wymagane. Jeżeli już chcecie w jakiś sposób ożywić waszą prezentację, to być może dobrym pomysłem będzie stworzenie ciekawego tła, pobranie go z internetu za darmo lub płacąc. Jeżeli natomiast koniecznie ma to być jakaś grafika, to skorzystajcie z profesjonalnych źródeł zdjęć (jak np. Shutterstock). Dodając obrazki zadbajcie również o to, by nieco je sformatować. PowerPoint umożliwia np. wygładzanie/rozmywanie krawędzi,a nawet usuwania tła zdjęć. Pamiętajcie też, że dobrze jest odwołać się do danego obrazka. Jeżeli jednak już decydujecie się na takie ulepszenia, to pamiętajcie o zachowaniu jednolitego stylu, o umieszczaniu obrazków w jednym miejscu, no i z pewnością o ograniczaniu ich ilości na slajdzie do najwyżej jednego.

Poniżej załączam przykład, gdzie prezenter omawiał kraje będące głównymi partnerami handlowymi USA. Ich proste wyliczenie na slajdzie byłoby nieco nudne, obrazek w tle w ciekawy sposób pokazuje kierunki ekspansji, nie dominując przy tym momentu, kiedy temat jest omawiany.

Ważną rzeczą są też wykresy. Zauważyłem, że nie każdy do końca "czuje" jaki wykres sprawdza się dobrze w jakim zastosowaniu. Usystematyzujmy więc:

  • Wykres liniowy - pokazuje funkcję zmiany wartości w czasie, np. wielkości bezwzględnej lub udziału procentowego
  • Wykres kolumny (podwójny lub potrójny) pionowy - pokazuje zmianę wielkości danych zmiennych w czasie, poprzez bezpośrednie ich porównanie (np. budżet vs. realizacja w poszczególnych kwartałach). Wykres kolumnowy z pojedynczą kolumną pełni funkcje zbliżone do wykresu liniowego.
  • Wykres kolumnowy poziomy - sprawdza się do porównywania wielkości (np. wyników egzaminu).
  • Wykres typu "tort" - pokazujemy na nich strukturę, udział poszczególnych wielkości w całości (np. udział różnych kategorii wydatków w wydatkach ogółem). Nie widzimy na nich zmiany w czasie, a przynajmniej da się ją pokazać w lepszy sposób.

Wykresy tworzy się na bazie tabel. Często mamy problem z tym, które dane pokazać - źródłowe, czy w formie wykresu? Wykres może bardziej dramatycznie odzwierciedlić jakąś zmianę lub udział. Inaczej w końcu wygląda niemal jednokolorowy wykres kołowy, a inaczej "89%", ginące w gąszczu innych liczb w tabeli. Wykres na ogół nie pokazuje jednak dokładnych wartości (etykiety nieco burzą jego estetykę). Rozwiązaniem może być więc zaprezentowanie najpierw danych na wykresie, a następnie omawianie ich na bazie "suchych danych". Czasem uda się też wszystko zmieścić na jednym slajdzie, ale efekty są różne.

Pamiętajcie też, że jeżeli wykresy przewijają się przez kilka slajdów, to należy je wyrównać do której krawędzi. Tak, by na każdym slajdzie znajdowały się dokładnie w tym samym miejscu.

Strona:






Polecane artykuły

Testy

Poradniki

Tagi

 android   apple   ciekawostki   gaming   google   gry   internet   komputery   kosmos   microsoft   mobilne   nauka   polska   samsung   smartfon   smartfony   tablet   technologia   telefony   windows 

Korzystamy z plików cookies i umożliwiamy zamieszczanie ich osobom trzecim. Pliki cookie pozwalają na poznanie twoich preferencji na podstawie zachowań w serwisie.
Uznajemy, że jeżeli kontynuujesz korzystanie z serwisu, wyrażasz na to zgodę. Poznaj szczegóły i możliwości zmiany ustawień w Polityce Cookies.